1. Informacje ogólne i administrator danych

• Administratorem danych osobowych jest DEFRO R. Dziubeła spółka komandytowa z siedzibą przy ul. Powiatowej 111A, 26-067 Ruda Strawczyńska, NIP: 9591968493 (dalej: „DEFRO” lub „Administrator”).
• Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w ramach systemu rejestracji urządzeń DEFRO dostępnego w formie serwisu internetowego (dalej: „Serwis”).

2. Kontakt w sprawach danych osobowych

• W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

• poprzez formularz kontaktowy w Serwisie (jeśli dostępny) lub
• pod adresem e-mail: biuro@defro.pl

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy pod adresem e-mail: iod@defro.pl

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od funkcji wykorzystywanych w Serwisie możemy przetwarzać m.in.:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, adres instalacji.
• Dane konta: login, identyfikator konta, historia działań w Serwisie.
• Dane instalatora (jeśli dotyczy): dane firmy, NIP, adres, dane kontaktowe, status autoryzacji, informacje do weryfikacji konta.
• Dane urządzenia: model/typ urządzenia, numer seryjny, dane z rejestracji, przypisania do kont, dane wynikające z kodu QR (np. identyfikator/numer seryjny).
• Dane posprzedażowe: informacje związane z gwarancją, reklamacją, serwisem, historią zgłoszeń.
• Dokumenty i pliki dodawane do Serwisu (np. FV, protokół odbioru, zdjęcia instalacji) – mogą zawierać dane osobowe, jeśli Użytkownik je zamieści.
• Dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, logi, identyfikatory cookies, informacje o przeglądarce/urządzeniu, zdarzenia bezpieczeństwa.

4. Cele przetwarzania i podstawy prawne (RODO)

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

• Utworzenie i obsługa konta w Serwisie oraz świadczenie usług drogą elektroniczną
  Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – utrzymanie i bezpieczeństwo Serwisu).
• Rejestracja urządzeń (numer seryjny / kod QR) oraz przypisywanie urządzeń do kont
  Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (zapobieganie nadużyciom, zapewnienie poprawności danych).
• Obsługa posprzedażowa: zgłoszenia serwisowe, gwarancja, reklamacje, kontakt serwisowy
  Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz – gdy ma zastosowanie – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Weryfikacja instalatorów i zarządzanie statusem autoryzacji (dot. kont instalatorskich)
  Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy / wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ochrona jakości i bezpieczeństwa procesu).
• Archiwizacja i rozliczalność, dochodzenie lub obrona roszczeń
  Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes prawny Administratora).
• Marketing bezpośredni i komunikacja marketingowa (jeżeli Użytkownik wyrazi zgody marketingowe)
  Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie.
• Analityka i statystyka Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – w zakresie cookies analitycznych/marketingowych; cookies niezbędne art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Dobrowolność podania danych

• Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do:
  1. utworzenia konta,
  2. rejestracji i przypisania urządzenia,
  3. obsługi zgłoszeń serwisowych.
2. Brak podania danych może uniemożliwić korzystanie z funkcjonalności Serwisu.

6. Źródła danych

• Dane mogą pochodzić:
  1. bezpośrednio od Użytkownika (formularze, zgłoszenia, dodane dokumenty),
  2. od Instalatora działającego w imieniu Klienta (np. dodanie urządzenia do akceptacji),
  3. z systemów DEFRO służących weryfikacji numerów seryjnych i danych rejestracyjnych.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane:

• podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie DEFRO (np. hosting, dostawcy IT, utrzymanie systemów, narzędzia komunikacji),
• podmiotom realizującym obsługę serwisową (w zakresie niezbędnym do realizacji zgłoszenia),
• podmiotom świadczącym obsługę prawną/księgową,
• organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Dane nie będą przekazywane poza EOG.

9. Okres przechowywania danych

• Dane konta: przez okres posiadania konta oraz po jego usunięciu przez czas niezbędny do:
  1. rozliczeń,
  2. spełnienia obowiązków prawnych,
  3. obrony lub dochodzenia roszczeń.
• Dane rejestracji urządzeń i obsługi serwisowej: przez okres niezbędny do realizacji obsługi posprzedażowej oraz przez okresy wynikające z przepisów i możliwych roszczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing): do momentu wycofania zgody lub zakończenia celu.
• Logi i dane techniczne: przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i poprawności działania Serwisu.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

Użytkownikowi przysługują prawa:

• dostępu do danych i otrzymania kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych (w przypadkach przewidzianych prawem),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

• DEFRO może stosować automatyczne mechanizmy w Serwisie w zakresie niezbędnym do jego funkcjonowania i bezpieczeństwa (np. weryfikacja numeru seryjnego, wykrywanie nadużyć).
• DEFRO nie podejmuje decyzji wywołujących wobec Użytkownika skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany, chyba że Serwis wyraźnie to przewiduje i zapewnia odpowiednie gwarancje.

12. Bezpieczeństwo danych

• DEFRO stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych, odpowiednie do ryzyk i kategorii danych.
• Użytkownik powinien zachować poufność danych logowania oraz korzystać z bezpiecznych urządzeń i sieci.

13. Cookies i podobne technologie

• Serwis może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celach niezbędnych do działania Serwisu, bezpieczeństwa oraz – jeśli wdrożone – analityki/marketingu.
• Szczegółowe zasady znajdują się w Polityce plików cookies publikowanej w Serwisie.

14. Zmiany Polityki Prywatności

• DEFRO może zaktualizować Politykę Prywatności, w szczególności przy zmianach funkcjonalności Serwisu lub przepisów.
• Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie.

15. Data obowiązywania Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 01.02.2026.