§1. Postanowienia ogólne

• Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną polegające na umożliwieniu Użytkownikom korzystania z systemu rejestracji urządzeń DEFRO przy wykorzystaniu serwisu internetowego w domenie: support.defro.pl (dalej: „Serwis”).
• Niniejszy Regulamin został wydany m.in. w oparciu o art. 8 ust. 1 pkt. 1 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.).
• Administratorem Serwisu jest DEFRO R. Dziubeła spółka komandytowa z siedzibą przy ul. Powiatowej 111A, 26-067 Ruda Strawczyńska, NIP: 9591968493 (dalej: „DEFRO” lub „Administrator”).
• Regulamin jest udostępniony Użytkownikom nieodpłatnie przy wykorzystaniu serwisu internetowego w domenie support.defro.pl, w formie, która umożliwia jego pobranie i/lub utrwalenie w formie pliku elektronicznego, a także wydrukowanie.
• Serwis oraz niniejszy Regulamin jest skierowany przede wszystkim do Użytkowników produktów DEFRO, którzy nabyli produkty DEFRO.
• Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu. Brak akceptacji uniemożliwia utworzenie konta i korzystanie z funkcji wymagających logowania.
• Serwis ma charakter informacyjno-funkcjonalny i służy w szczególności do:
  1. rejestracji urządzeń DEFRO,
  2. przypisywania urządzeń do kont użytkowników,
  3. gromadzenia dokumentów związanych z urządzeniem,
  4. ułatwienia obsługi posprzedażowej, w tym zgłoszeń serwisowych i procesów gwarancyjnych.

§2. Słownik pojęć

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

• DEFRO – podmiot świadczący usługi objęte niniejszym Regulaminem tj. DEFRO R. Dziubeła spółka komandytowa, 26-067 Strawczyn, Ruda Strawczyńska 103A, NIP: 9591968493; REGON: 363378898; KRS: 0000620901.
• Użytkownik – osoba korzystająca z Serwisu, w szczególności Klient, Instalator.
• Klient – osoba fizyczna będąca użytkownikiem końcowym, który rejestruje urządzenie na własne potrzeby i/lub korzysta z obsługi posprzedażowej.
• Instalator – użytkownik rejestrujący urządzenia i/lub obsługujący proces instalacyjny, posiadający konto instalatora.
• Urządzenie – produkt DEFRO możliwy do rejestracji w Serwisie (np. kominek, kocioł, rekuperator) identyfikowany m.in. numerem seryjnym.
• Konto – indywidualny profil Użytkownika w Serwisie umożliwiający korzystanie z funkcji systemu.
• Zgłoszenie serwisowe – zgłoszenie dotyczące urządzenia (np. usterka, reklamacja, serwis, wsparcie posprzedażowe), utworzone w Serwisie przez Użytkownika.
• Serwis – portal elektroniczny umożliwiający Użytkownikom korzystania z systemu rejestracji urządzeń DEFRO przy wykorzystaniu serwisu internetowego w domenie support.defro.pl.
• Regulamin – niniejszy dokument.

§3. Wymagania techniczne

• Prawidłowe korzystanie z Serwisu wymaga spełnienia następujących minimalnych wymagań sprzętowych, programowych i ustawień:
  1. urządzenie z dostępem do Internetu,
  2. aktualna przeglądarka internetowa: Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox, Safari, Opera w najnowszych wersjach,
  3. aktywne konto e-mail (do rejestracji i komunikacji),
  4. w przypadku rejestracji przez kod QR – urządzenie z aparatem i możliwością skanowania kodów QR (np. smartfon).
• W razie korzystania przez Użytkownika ze sprzętu i oprogramowania, które nie spełniają wymogów technicznych określonych powyżej, DEFRO nie gwarantuje prawidłowego korzystania z Serwisu i zastrzega, że może to mieć negatywny wpływ na możliwość korzystania z jego funkcjonalności.
• Dane przechowywane w Serwisie są chronione poprzez zastosowanie bezpiecznego protokołu HTTPS – szyfrowana wersja protokołu http przy pomocy protokołu SSL (Secure Socket Layer).
• DEFRO zapewnia korzystanie z Serwisu w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieuprawnionych do treści przekazu składającego się na świadczoną usługę, w szczególności przy wykorzystaniu technik kryptograficznych odpowiednich dla właściwości świadczonej usługi, a także w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację stron usługi polegającej na korzystaniu z Serwisu.
• DEFRO dokłada starań, aby Serwis działał prawidłowo, jednak nie gwarantuje pełnej ciągłości działania z przyczyn niezależnych (np. awarie sieci, prace serwisowe).

§4. Rodzaje kont i role Użytkowników

• Serwis przewiduje dwa rodzaje kont przeznaczone dla Użytkowników:
  1. Konto Klienta:
     1. Klient może założyć konto po wypełnieniu formularza rejestracyjnego i spełnieniu wymogów wskazanych w Serwisie;
     2. Klient ma prawo do:
        1. rejestracji urządzeń (np. kominek, kocioł, rekuperator),
        2. przeglądu informacji o swoich urządzeniach,
        3. dostępu do dokumentów, materiałów produktowych, serwisowych i ofert (o ile są udostępniane),
        4. dodawania dokumentów związanych z urządzeniem,
        5. akceptacji przypisania urządzenia dodanego przez instalatora,
        6. tworzenia i obsługi zgłoszeń serwisowych dla przypisanych urządzeń,
        7. udzielenia zgód marketingowych na kontakt przez określone podmioty w określonych sprawach.
  2. Konto Instalatora:
     1. Instalator może założyć konto instalatora w Serwisie;
     2. Konto instalatora wymaga weryfikacji danych oraz zatwierdzenia i aktywacji przez DEFRO. Do czasu aktywacji konto może mieć ograniczoną funkcjonalność lub być nieaktywne.
     3. Instalator może posiadać status: autoryzowany lub nieautoryzowany,
     4. zakres uprawnień instalatora zależy od statusu i może być zmieniany przez DEFRO (np. rozszerzenie lub ograniczenie dostępu do funkcji lub materiałów).

§5. Rejestracja i utrzymanie konta

• Użytkownik zobowiązany jest do podania prawdziwych i aktualnych danych oraz ich aktualizacji w razie zmiany.
• Użytkownik odpowiada za zachowanie poufności danych logowania i ponosi odpowiedzialność za działania wykonane z użyciem jego Konta.
• DEFRO może zablokować lub usunąć Konto w przypadku:
  1. naruszenia Regulaminu lub przepisów prawa,
  2. działań mogących zagrozić bezpieczeństwu Serwisu,
  3. podania nieprawdziwych danych lub podszywania się pod inne osoby/podmioty,
  4. podejrzenia nadużyć (np. nieuprawnione przypisywanie urządzeń).
• Użytkownik może zażądać w każdym czasie wyłączenie dostępu do Serwisu. Należy to uczynić przy wykorzystaniu wiadomości e-mail na adres biuro@defro.pl

§6. Rejestracja urządzeń (numer seryjny i kod QR)

• Rejestracja urządzenia w Serwisie może nastąpić przez:
  1. Klienta,
  2. Instalatora działającego w imieniu Klienta.
• Rejestracja urządzenia odbywa się poprzez:
  1. wpisanie numeru seryjnego urządzenia, lub
  2. zeskanowanie kodu QR przypisanego do urządzenia (jeżeli kod QR jest dostępny dla danego urządzenia).
• Rejestracja kodem QR stanowi uproszczoną metodę identyfikacji urządzenia i może automatycznie uzupełniać wybrane dane (np. numer seryjny lub model) w formularzu rejestracyjnym.
• Instalator może dodać urządzenie do Serwisu za Klienta. W takim przypadku:
  1. urządzenie może zostać oznaczone jako „oczekujące na akceptację”,
  2. Klient dokonuje akceptacji przypisania urządzenia do swojego Konta.
• Klient ma prawo do:
  1. przypisania urządzenia do swojego Konta po wpisaniu numeru seryjnego lub użyciu kodu QR,
  2. akceptacji przypisania urządzenia dodanego przez Instalatora.
• Rejestracja urządzenia wymaga pozytywnej weryfikacji numeru seryjnego (lub danych wynikających z kodu QR) w systemie DEFRO.
• DEFRO zastrzega sobie prawo do:
  1. odmowy rejestracji urządzenia, jeśli numer seryjny jest niezgodny z bazą danych,
  2. blokowania numerów seryjnych lub identyfikatorów, w przypadku podejrzenia nadużyć lub nieprawidłowości,
  3. weryfikacji uprawnień do rejestracji/przypisania urządzenia do Konta.

§7. Obsługa posprzedażowa i zgłoszenia serwisowe

• Serwis umożliwia ułatwienie obsługi posprzedażowej urządzeń, w tym w szczególności:
  1. zgłaszanie usterek i potrzeb serwisowych,
  2. obsługę zgłoszeń w ramach reklamacji i gwarancji (w zakresie funkcjonalności dostępnej w Serwisie),
  3. przekazywanie informacji o statusie zgłoszenia (np. przyjęte/w trakcie/rozwiązane), jeśli funkcja jest dostępna.
• Użytkownik może utworzyć Zgłoszenie serwisowe dla urządzenia przypisanego do jego Konta, poprzez formularz w Serwisie.
• W ramach zgłoszenia użytkownik może zostać poproszony o podanie informacji niezbędnych do diagnozy (np. opis problemu, zdjęcia, dokumenty).
• DEFRO zastrzega, że:
  1. Serwis stanowi narzędzie wspierające obsługę, ale nie wyłącza innych kanałów kontaktu,
  2. czas reakcji i realizacji zgłoszeń może zależeć od rodzaju sprawy, dostępności serwisu oraz kompletności informacji podanych przez użytkownika,
  3. zgłoszenie może wymagać dodatkowej weryfikacji (np. dokumentów lub danych urządzenia).

§8. Dokumenty i pliki

• Klient oraz Instalator (w zakresie uprawnień) mogą dodawać do Serwisu dokumenty związane z urządzeniem, w szczególności:
  1. fakturę zakupu (FV),
  2. protokół odbioru,
  3. zdjęcia instalacji,
  4. inne dokumenty produktowe lub serwisowe.
• Użytkownik oświadcza, że posiada prawo do udostępniania przesyłanych dokumentów oraz że nie naruszają one praw osób trzecich. Za wszelkie negatywne konsekwencje mogący wyniknąć ze złamania tego oświadczenia, odpowiedzialność ponosi Użytkownik.
• Zabronione jest przesyłanie treści:
  1. niezgodnych z prawem,
  2. zawierających dane lub materiały bez podstawy prawnej,
  3. naruszających dobra osobiste lub prawa autorskie,
  4. mogących zagrozić bezpieczeństwu Serwisu (np. złośliwe oprogramowanie).
• DEFRO może usuwać pliki naruszające Regulamin lub przepisy prawa oraz ograniczać możliwość dodawania plików w przypadku nadużyć.
• DEFRO nie ponosi odpowiedzialności za treść dokumentów dodanych przez użytkowników, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z prawa.

§9. Zgody marketingowe – niewymagane

• Użytkownik może dobrowolnie wyrazić zgody marketingowe, w szczególności na:
  1. kontakt telefoniczny,
  2. kontakt e-mail,
  3. przesyłanie informacji handlowych, ofert, newsletterów,
  4. przedstawianie ofert promocyjnych, voucherów, rabatów i materiałów edukacyjnych.
• Zgody marketingowe:
  1. nie są warunkiem założenia Konta,
  2. mogą zostać cofnięte w dowolnym momencie.
• Cofnięcie zgody marketingowej nie wpływa na możliwość korzystania z Serwisu.

§10. Reklamacje

• Użytkownik ma prawo złożyć do DEFRO reklamację w sprawach dotyczących udostepnienia i funkcjonowania Serwisu.
• Za prawidłowo złożoną reklamację uważa się każde wystąpienie Użytkownika, zawierające dane wymienione poniżej:
  1. dane teleadresowe: imię i nazwisko Użytkownika, numer telefonu, adres e-mail;
  2. opis przedmiotu reklamacji (problemu z powodu, którego składana jest reklamacja);
  3. Oczekiwania wobec DEFRO w związku ze składaną reklamacją.
• Użytkownik może złożyć reklamację:
  1. pisemnie – osobiście w siedzibie DEFRO, przesyłką pocztową wysłaną na adres: 26-067 Strawczyn, Ruda Strawczyńska;
  2. elektronicznie – za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail biuro@defro.pl.
• DEFRO rozpatrzy reklamację i udzieli Użytkownikowi odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia reklamacji, wysyłając odpowiedź w formie papierowej na adres podany w reklamacji, bądź w formie elektronicznej na adres e-mail podany w reklamacji.
• DEFRO kieruje się zasadą poufności w toku rejestrowania, oceny i podejmowania decyzji w sprawie reklamacji, zarówno w odniesieniu do składającego reklamację Użytkownika, jak i samego przedmiotu reklamacji.

§11. Postanowienia końcowe

• W razie zaistnienia problemu w postaci braku dostępu do Serwisu, DEFRO podejmie niezbędne działania celem przywrócenia dostępu do Serwisu. Ze względów bezpieczeństwa oraz jakichkolwiek innych przyczyn niezależnych od DEFRO, istnieje możliwość zablokowania lub czasowego zawieszenia dostępu do Serwisu na okres konieczny do usunięcia zaistniałych nieprawidłowości bądź zagrożeń.
• DEFRO nie ponosi odpowiedzialności za błędy w transmisji danych, w szczególności spowodowane awariami systemów teleinformatycznych, systemów telekomunikacyjnych, systemów zasilania oraz z powodu opóźnień w działaniu zewnętrznego operatora zapewniającego transmisję danych.
• W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie, w szczególności co do składania oświadczeń woli, w tym w postaci elektronicznej, stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych ustaw, w szczególności Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
• Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 23.02.2026. r.
• DEFRO zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany obowiązują od dnia ich ogłoszenia na stronie internetowej z odpowiednim wyprzedzeniem. DEFRO zastrzega sobie również prawo do zakończenia świadczenia usług drogą elektroniczną określonych niniejszym Regulaminem bez podawania przyczyn.